Việc nhận container rỗng là bước khởi đầu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng vận chuyển hàng hóa. Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc hiểu rõ lệnh cấp container rỗng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển. Vậy lệnh cấp container rỗng là gì? Hãy cùng INDOCHINATRANS khám phá qua bài viết bên dưới nhé.
Nội dung bài viết
1. Lệnh cấp container rỗng là gì?
Lệnh cấp container rỗng (tiếng Anh: Empty Release Order – ERO) là một loại chứng từ logistics do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu phát hành, nhằm xác nhận cho người gửi hàng (shipper) hoặc đơn vị vận tải được phép đến kho/bãi container (Depot, CY hoặc ICD) để nhận container rỗng phục vụ cho hoạt động đóng hàng xuất khẩu theo đúng thông tin trên booking. Hay ERO chính là giấy để người xuất khẩu có thể tiếp cận và sử dụng container rỗng của hãng tàu.
Thông thường, khi nhận container rỗng, người xuất khẩu (shipper) cần đặt khoản tiền thế chân cho hãng tàu, nhằm bảo đảm trong trường hợp container bị hư hỏng trong quá trình sử dụng. Số tiền này sẽ được hoàn lại sau khi hãng tàu nhận được vận đơn gốc. Tuy nhiên, không phải tất cả các hãng tàu đều yêu cầu khoản thế chân này – một số có thu, một số thì không.
Ngoài ra, mỗi hãng tàu sẽ có quy trình phát hành chứng từ khác nhau. Một số hãng tách riêng Booking Note và Lệnh cấp container rỗng thành hai loại giấy tờ độc lập. Trong khi đó, có những hãng lại kết hợp cả hai vào một, tức là Booking Note đồng thời cũng đóng vai trò là lệnh cấp rỗng. Trong trường hợp này, người xuất khẩu chỉ cần mang theo Booking Note đến bãi container rỗng (Depot) là có thể nhận container mà không cần thêm giấy tờ khác.
2. Các loại lệnh cấp container rỗng
2.1. Lệnh cấp container rỗng có chỉ định số (Empty release order chỉ danh)
Đây là loại lệnh mà người xuất hoặc nhập khẩu yêu cầu cấp đúng container theo số hiệu cụ thể. Hình thức này thường được áp dụng khi doanh nghiệp cần sử dụng container chất lượng tốt, đã qua kiểm định hoặc có đặc điểm riêng biệt. Tuy nhiên, việc cấp container theo số hiệu cụ thể đôi khi gây khó khăn trong khâu logistics tại bãi, do cần di chuyển nhiều container để lấy đúng chiếc được yêu cầu.
2.2. Lệnh cấp container rỗng không chỉ định số (Empty release order không chỉ danh)
Với hình thức này, người xuất khẩu không yêu cầu số container cụ thể, mà chỉ cần đúng loại và số lượng container phù hợp. Sau khi nhận container, số hiệu sẽ được ghi nhận trên lệnh và cập nhật vào hệ thống của hãng tàu hoặc depot.
Nguyên tắc cấp container rỗng không chỉ danh: Để đảm bảo hiệu quả và hợp lý, quá trình cấp container rỗng không chỉ danh phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- FIFO (First In – First Out):
Container nào nhập bãi trước sẽ được xuất trước. Điều này giúp tránh việc tồn đọng container trong thời gian dài. - Theo tuyến và cảng:
Một số container chỉ được cấp để vận chuyển trên những tuyến hoặc đến những cảng đã được hãng tàu hoặc đơn vị khai thác container quy định trước bằng văn bản. - Chất lượng và vệ sinh:
Container được cấp phải đảm bảo tình trạng kỹ thuật tốt, sạch sẽ, không mùi, đáp ứng đầy đủ điều kiện để đóng hàng hóa an toàn.
3. Những điều cần lưu ý khi cấp container rỗng
Việc nhận container rỗng là bước quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Để đảm bảo an toàn, hiệu quả và tránh phát sinh sự cố không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
3.1. Kiểm tra kỹ tình trạng container
Trước khi nhận container rỗng, cần tiến hành kiểm tra toàn bộ phần vỏ, sàn, mái và cửa container để đảm bảo không có dấu hiệu hư hỏng, thủng, gỉ sét hoặc cong vênh. Ngoài ra, container cần phải kín nước, không có mùi lạ, không còn hàng tồn hoặc bụi bẩn bên trong. Nếu phát hiện container không đạt chất lượng, cần báo ngay với nhân viên tại bãi để đổi container khác, tránh ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
3.2. Tuân thủ đúng loại container trong booking
Phải đảm bảo container được cấp đúng với thông tin đã ghi trong Booking Note hoặc Lệnh cấp rỗng: đúng kích thước (20ft, 40ft), đúng loại (thường, lạnh, mở nóc…), đúng số lượng, đúng tên bãi nhận container và các ghi chú đặc biệt nếu có. Việc lấy sai loại container có thể gây ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển và làm chậm tiến độ.
3.3. Chú ý đến thời hạn hiệu lực của lệnh
Mỗi lệnh cấp container rỗng thường có thời hạn hiệu lực nhất định. Nếu quá thời gian này, container có thể bị hủy cấp hoặc thu hồi quyền lấy rỗng. Người nhận cần lên kế hoạch nhận container đúng thời điểm để tránh phát sinh chi phí lưu bãi hoặc mất lượt cấp container.
3.4. Đặt cọc khi nhận container đặc biệt
Đối với một số loại container chuyên dụng như Flat Rack, Open Top, Tank Container, Reefer, hãng tàu có thể yêu cầu người xuất khẩu đặt cọc một khoản tiền bảo đảm (thường khoảng 1.000 USD). Khoản cọc này sẽ được hoàn trả sau khi hãng nhận lại container và vận đơn gốc.
3.5. Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ
Khi đến bãi container rỗng, người lấy hàng cần mang theo những giấy tờ sau (một số hãng tàu yêu cầu giấy tờ gốc, số khác có thể chấp nhận bản điện tử – cần xác nhận rõ với hãng tàu hoặc đại lý):
- Lệnh cấp container rỗng (ERO)
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền nếu không phải là người trực tiếp giao dịch,
- Chứng minh thư hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ.
3.6. Cập nhật và lưu giữ thông tin
Sau khi nhận container, cần lưu lại số hiệu container, ngày nhận, tình trạng container lúc nhận và các chứng từ liên quan. Việc này giúp doanh nghiệp chủ động đối chiếu khi có tranh chấp hoặc phát sinh sự cố về sau.
Tóm lại, cấp container rỗng là công đoạn tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều yếu tố cần được kiểm soát chặt chẽ. Việc kiểm tra kỹ tình trạng container, tuân thủ loại container đúng với booking, chú ý thời hạn hiệu lực và đảm bảo đầy đủ thông tin sẽ góp phần giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tránh phát sinh chi phí không đáng có.