Shipping Instruction Là Gì?

255

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, Shipping Instruction (SI) đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ khi tiếp xúc với khái niệm này. Vậy Shipping Instruction là gì? Tại sao SI quan trọng trong xuất nhập khẩu? Làm thế nào để lập SI chính xác và tránh bị từ chối? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ SI, các nội dung cần có, hướng dẫn lập SI đơn giản và những lưu ý quan trọng.

Shipping Instruction Là Gì? Vai Trò Và Hướng Dẫn Lập SI Trong Xuất Nhập Khẩu

Shipping Instruction (SI) Là Gì?

Shipping Instruction (SI) là tài liệu hướng dẫn gửi hàng, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cho forwarder (FWD) hoặc hãng tàu để phát hành Bill of Lading (BL). SI giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng kế hoạch, tránh sai sót trên vận đơn (BL) và các vấn đề liên quan đến hải quan hoặc logistics.

SI cần được gửi đến forwarder hoặc hãng tàu trước thời hạn cut-off quy định trên Booking Note để tránh bị chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không đáng có.

Các Thông Tin Quan Trọng Trong Shipping Instruction (SI)

^{Shipping Instruction Là Gì? Vai Trò Và Hướng Dẫn Lập SI Trong Xuất Nhập Khẩu}

Một SI tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

1. Thông Tin Chung

• Số Booking: Mã số đặt chỗ để theo dõi lô hàng.
• Tên tàu & số chuyến (Vessel & Voyage): Thông tin phương tiện vận chuyển.
• Loại Bill (B/L type): Telex BL, Original BL, Sea Waybill, Surrender Bill,…
• Điều khoản thanh toán cước vận chuyển: Trả trước (Prepaid) hoặc trả sau (Collect).

2. Thông Tin Về Các Bên Liên Quan

• Shipper: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người gửi hàng.
• Consignee: Tên, địa chỉ của người nhận hàng (phải xác nhận với người mua).
• Notify Party: Người nhận thông báo khi hàng cập cảng đích.

3. Thông Tin Chi Tiết Về Hàng Hóa

• Số container & số seal: Thông tin container chứa hàng và niêm phong.
• Mô tả hàng hóa: Loại hàng, chất liệu, màu sắc, kích thước, đóng gói,…
• Số lượng: Tổng số kiện hàng.
• Trọng lượng: Tổng trọng lượng hàng hóa (kg hoặc pound).
• Thể tích: Tổng thể tích hàng hóa (m³ hoặc ft³).
• Mã HS (HS Code): Mã số phân loại hàng hóa.

4. Thông Tin Vận Chuyển

• Cảng xếp hàng (Port of Loading): Nơi hàng hóa được xếp lên tàu.
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Nơi hàng hóa được dỡ xuống tàu.
• Nơi đến cuối cùng của hàng hóa (Final Destination): Địa điểm giao hàng cuối cùng.

Lưu ý:
✔ Thông tin hàng hóa cần mô tả chi tiết, chính xác để tránh sai sót khi phát hành vận đơn.
✔ Mỗi forwarder hoặc hãng tàu có thể có mẫu SI khác nhau, nhưng nội dung cơ bản vẫn giữ nguyên.

Các Trường Hợp Shipping Instruction (SI) Có Thể Bị Từ Chối

^{Shipping Instruction Là Gì? Vai Trò Và Hướng Dẫn Lập SI Trong Xuất Nhập Khẩu}

Bên cạnh việc nộp SI trễ so với thời hạn cut-off, người xuất khẩu có thể bị hãng tàu hoặc forwarder từ chối SI trong các trường hợp sau:

• Thông tin trong SI thiếu sót hoặc không chính xác, gây ảnh hưởng đến quá trình phát hành vận đơn (BL).
• Nội dung SI không khớp với hợp đồng hoặc booking đã xác nhận, dẫn đến sự sai lệch trong quy trình vận chuyển.
• SI yêu cầu những điều khoản không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu.
• SI vi phạm các tiêu chuẩn an ninh và bảo vệ môi trường, có thể khiến hàng hóa bị kiểm tra gắt gao hơn hoặc từ chối vận chuyển.

Nếu SI bị từ chối, người xuất khẩu cần nhanh chóng chỉnh sửa và gửi lại đúng quy định để tránh làm gián đoạn lịch trình vận chuyển.

Ai Chịu Trách Nhiệm Khai Báo Shipping Instruction (SI)?

^{Shipping Instruction Là Gì? Vai Trò Và Hướng Dẫn Lập SI Trong Xuất Nhập Khẩu}

Trong quy trình xuất nhập khẩu, việc khai báo Shipping Instruction (SI) là trách nhiệm của các doanh nghiệp xuất khẩu, công ty vận tải và đơn vị giao nhận (forwarder). SI đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng để hãng tàu phát hành vận đơn (Bill of Lading – BL).

Quy trình khai báo SI thường diễn ra như sau:

• Nếu người bán hàng (Seller) làm việc trực tiếp với hãng tàu, thì Seller phải tự khai báo SI và gửi đến hãng tàu theo đúng thời hạn quy định.
• Nếu Seller sử dụng dịch vụ của forwarder hoặc công ty logistics, thì Seller sẽ gửi SI cho đơn vị này, để họ thay mặt khai báo SI với hãng tàu.

Shipping Instruction (SI) là một tài liệu quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo thông tin vận chuyển chính xác, hạn chế sai sót khi phát hành Bill of Lading (BL) và đảm bảo hàng hóa đến nơi đúng lịch trình.