Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển phổ biến nhất trong thương mại quốc tế. Để đảm bảo quá trình giao nhận và vận chuyển diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại chứng từ trong vận chuyển đường biển.
Nội dung bài viết
Các Loại Chứng Từ Trong Vận Chuyển Đường Biển – Vận Chuyển Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển
1. Chứng từ vận tải đường biển là gì?
Vận đơn đường biển được xem là loại chứng từ mà người vận chuyển lập, ký và cấp cho việc chở vận tải hàng hóa trong logistics và giao cho người gửi hàng. Trong đó, người vận chuyển có trách nhiệm xác nhận đã nhận một số hàng hóa nhất định. Tiếp đó sẽ cam kết giao số hàng đó bằng tàu biển cho người có quyền nhận tại cảng. Vận đơn đường biển có vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực, nó có tính lưu thông liên quan đến nhiều bên. Mỗi hãng tàu sẽ có một mẫu vận đơn đường biển riêng, thể hiện các điều khoản và điều kiện vận chuyển của hãng đó.
2. Các loại chứng từ vận tải đường biển hiện nay
Các Loại Chứng Từ Trong Vận Chuyển Đường Biển – Vận Chuyển Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển
Vai trò của các chứng từ vận tải đường biển là không thể phủ nhận trong hoạt động vận chuyển quốc tế, đặc biệt khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển. Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro, doanh nghiệp cần nắm rõ đặc điểm và quy trình sử dụng của từng loại chứng từ liên quan.
2.1. Chứng từ hải quan
Chứng từ hải quan là loại giấy tờ quan trọng đầu tiên cần chuẩn bị, khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Đặc biệt là đối với hàng hóa vận chuyển ra nước ngoài. Theo quy định của Hải quan, chủ hàng phải xuất trình các chứng từ sau khi hàng hóa di chuyển xuyên quốc gia:
- 01 bản gốc văn bản chấp thuận xuất khẩu của Bộ Thương mại
- 02 bản chính tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu
- Tờ khai hải quan là văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện xuất trình cho cơ quan hải quan, trước khi hàng hóa hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.
- 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương
- Hợp đồng mua bán ngoại thương là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán thuộc hai quốc gia khác nhau về việc mua bán hàng hóa.
- 01 giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là loại giấy tờ ghi nhận ngày đăng ký doanh nghiệp lần đầu. Đây là cơ sở xác định doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi hệ thống thông tin quốc gia, về đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số duy nhất và không được cấp lại cho doanh nghiệp khác.
- 02 bản chính kê khai chi tiết hàng hóa
- Đây là bản liệt kê chi tiết hàng hóa trong kiện hàng, nhằm giúp cho việc kiểm tra hàng hóa được thuận tiện hơn. Nó cũng có tác dụng bổ sung cho hóa đơn, khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng hóa có tên gọi khác nhau.
2.2. Chứng từ với cảng & tàu
Trong vận chuyển hàng hóa đường biển, các bên giao nhận hàng hóa cần rà soát chứng từ vận tải đường biển để kiểm soát hàng hóa chặt chẽ trong quá trình xếp hàng lên tàu, bao gồm:
- Chỉ dẫn xếp hàng của công ty vận tải: Là văn bản do người gửi hàng cấp cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung cấp thông tin đầy đủ về hàng hóa, được gửi đến cảng để xếp lên tàu theo yêu cầu của người gửi hàng.
- Biên lai thuyền phó: Là văn bản do thuyền phó phụ trách về hàng hóa cấp cho người gửi hàng hoặc chủ hàng xác nhận tàu đã nhận đủ hàng.
- Vận đơn đường biển: Là giấy tờ chứng nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi xếp hàng hóa lên tàu hoặc sau khi hàng hóa đã được nhận. Vận đơn đường biển có giá trị như một biên lai giao hàng, là bằng chứng giao kết hợp đồng vận tải.
- Bản kê khai hàng hóa: Là bản liệt kê các loại sản phẩm được xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác do đại lý tại cảng xếp hàng lập nên. Bản kê khai hàng hóa phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn miễn sao xong trước khi tàu rời cảng.
- Phiếu kiểm kê: Là một tài liệu chứng minh về số lượng hàng hóa được xếp lên tàu, một bản sao của loại phiếu này sẽ được giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa để bảo quản, nó còn cần thiết cho những khiếu nại về mất mát hàng hóa sau này.
- Sơ đồ sắp xếp hàng hóa: Là bản đồ mô tả cách thức bố trí hàng hóa trên tàu, sử dụng các ký hiệu khác nhau để phân biệt từng loại hàng hóa và cảng đích.
2.3. Các chứng từ khác
Ngoài các giấy tờ cần xuất trình cho hải quan và giao dịch với cảng, tàu, còn có các loại chứng từ vận tải đường biển liên quan đến hàng hóa, bảo hiểm, thanh toán. Cụ thể:
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Là loại văn bản có giá trị pháp lý, do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận xuất xứ của hàng hóa.
- Hóa đơn mua bán (Commercial Invoice): Là chứng từ quan trọng trong giao dịch mua bán, do bên bán lập để yêu cầu bên mua thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn. Hóa đơn mua bán ghi rõ thông tin về hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Là bảng kê khai chi tiết các loại hàng hóa được đựng trong một kiện hàng (hộp). Phiếu đóng gói thường được đính kèm bên ngoài kiện hàng để người mua dễ dàng tìm thấy. Nội dung của phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm:
- Số, ngày lập hóa đơn
- Họ và tên của người bán và người mua
- Địa chỉ của 2 bên giao dịch
- Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến
- Thông tin hàng hóa như số lượng, trọng lượng, thể tích
- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng: Là văn bản do người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu để xác định chính xác số lượng, khối lượng hàng hóa đã giao.
- Chứng từ bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là giấy xác nhận do công ty bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hóa đã được bảo hiểm.
3. Chứng Từ Phát Sinh Khi Giao Nhận Hàng Nhập
Các Loại Chứng Từ Trong Vận Chuyển Đường Biển – Vận Chuyển Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển
Trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu, có một số loại chứng từ vận tải đường biển quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ như:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu.
- Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ.
- Biên bản giám định trọng lượng/phẩm chất.
- Thư khiếu nại/dự kháng (nếu có tranh chấp).
4. Hình thức thanh toán dịch vụ vận chuyển bằng đường biển
Các Loại Chứng Từ Trong Vận Chuyển Đường Biển – Vận Chuyển Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển
Khi nhận hàng, người nhận hàng có nghĩa vụ thanh toán cho người vận chuyển tiền vận chuyển và các khoản phí khác được ghi trên vận đơn, nếu các chưa thanh toán các khoản tiền đó.
- Người vận chuyển có quyền từ chối giao hàng và có quyền giữ hàng, nếu người giao hàng và người nhận hàng chưa thanh toán đầy đủ các khoản nợ hoặc chưa được bảo lãnh thỏa đáng.
- Các khoản nợ này bao gồm tiền vận chuyển, các khoản phí khác theo quy định tại khoản 1 Điều này và chi phí tổn thất chung, tiền công cứu hộ được phân bổ cho hàng hóa.
- Các khoản nợ không thanh toán đúng hạn sẽ bị tính lãi theo lãi suất áp dụng tại ngân hàng giao dịch liên quan.
Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ trong giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, hạn chế chậm trễ giao hàng và đảm bảo quyền lợi thương mại.
Các Loại Chứng Từ Trong Vận Chuyển Đường Biển – Vận Chuyển Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển